QUER SABER AS ATRIBUIÇÕES DA SECRETÁRIA?
Dicas de POSTURA de uma secretária, executiva, de SUCESSO!
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| Foto de divulgação |
Postura Profissiona de uma Secretárial
1 – Este lema deve estar sempre na
mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE,
DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”
2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a
um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que
o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a
entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter
chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba
de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar
transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.
3 – Um telefone, que não é o seu,
está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que
você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do
outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena
informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa
satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os
seus ouvidos por mais algum tempo.
4 – Você pode aprender bastante
sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são
considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o
estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a
promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência
também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos.
Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado.
Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.
5 – O uso do tempo de seu chefe é o
principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental.
“Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere
que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga
o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela
pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir
alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda
sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de
colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que
ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito.
Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O
tempo de seu chefe vai render muito mais.
6 – Torne seus contactos com
secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o
nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a
empresa ou executivo que ela atende.
7 – Quando você fala ao telefone,
você é a empresa, por isso:
•Atenda rapidamente às ligações;
•Planeie cada chamada;
•Tenha sempre lápis e papel na mão;
•Fale claro e pausadamente;
•Fale com o telefone próximo à boca;
•Repita o nome da pessoa;
•Evite expressões afectivas;
•Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
•Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
•Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam
positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
•As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
•As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
•As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
•As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
•As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
•A palavra mais importante é: NÓS.
•A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como
resposta, se:
•Você ouve o que ela tem a dizer;
•Você explica o motivo da resposta negativa;
•Você a trata com delicadeza e respeito;
•Você a encaminha para a área indicada;
•Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la
em outra ocasião.
11 – Se você precisa passar um
recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema
urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça
o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto
que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e
leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer
falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em
voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o
aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta
imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.
12 -Para secretárias principiantes:
a) Em seu escritório não poderá
faltar:
I- Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
II - Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar
o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que
dificultam a maioria das secretárias;
III - Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que
exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha
CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática
Trabalhista, entre outros.
c) Manter-se aberta e viva ao
conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas
actividades.
13 – Para se ter sucesso no
trabalho:
•Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela,
fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.
•Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
•Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar
erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o
quanto quiser…
•Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
•Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e,
provavelmente, nunca saberá o porquê.
14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho,
encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos
de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua
profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente
cometidos, são bastante úteis.
15 – Leve ao seu superior somente os
problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos
com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia.
Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional
eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária.
Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de
decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.
16 - Se o seu chefe não estiver
convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de
progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é
permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos
altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua
profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e
discreta:
•Sustente a política da firma.
•Apoie a política de seu chefe.
•Seja o amortecedor de seu chefe.
•Mostre que é fidedigna.
•Nunca repita mexericos.
•A vida particular de seu chefe é confidencial.
•Aprenda a guardar segredos profissionais.
18 – Manter uma postura profissional
é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao
atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu
nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua
empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.
Caso peça para o interlocutor
aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido,
procure ajudá-lo.
Não se aventure a informar o que não
sabe com segurança.
Nunca pergunte o nome do
interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.
Lembre-se, todas as chamadas são
muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…
19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às
secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem
substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez
por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram,
pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transacções que vinham sendo
mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como
meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém,
uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O
telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de
comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter
cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente,
saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa
empresa.
Boa Sorte!
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